Flytta panelsamtalet och behåll sluttiden
TidsplanIngen förlängning
KostnadIngen bedömd ökning
RiskPaneldeltagare måste bekräfta
Ändra6 dokument, 14 personer
AI för eventproducenter och eventkoordinatorer
Ett event. Hundratals detaljer. Full kontroll med AI.
Kundbriefar, budgetar, lokaler, leverantörer, talare, deltagare, körscheman och sena förändringar. Vi bygger en AI-lösning som känner produktionen, driver arbetet framåt och hjälper dig att hålla ihop hela eventet.
Byggs runt era befintliga verktyg och ert sätt att arbeta.
Tiden som försvinner
Du producerar upplevelsen. Men dagarna fylls av stress.
Det är sällan en enda stor uppgift som gör eventproduktionen tung. Det är hundratals små frågor, förändringar, påminnelser och dokument som hela tiden måste hållas samman.
01Kundbriefar
02Offerter
03Budgetar
04Lokaler
05Leverantörer
06Talare och artister
07Tekniska riders
08Deltagarlistor
09Kostpreferenser
10Bemanning
11Körscheman
12Transporter
13Tillstånd och risker
14Versionshantering
15Fakturaunderlag
16Efterrapportering
Problemet är inte att du saknar information. Problemet är att den finns överallt.
Från möte till handling
Kundmötet är slut. Produktionsarbetet har redan börjat.
AI:n flyttar inte bara ord mellan dokument. Den förstår vad som beslutats, vad som fortfarande saknas och vad som behöver hända härnäst.
10.00
Kundmötet avslutas
Briefen finns i samtalet. Besluten ligger bland idéer, frågor och löften.
Tre minuter senare
01
Kundens behov sammanfattadeSyfte, målgrupp, format och förväntat resultat
Klart02
Beslut skilda från idéerGodkänt, föreslaget och fortfarande öppet
Klart03
Obesvarade frågor markeradeSju frågor behöver svar före offert
Klart04
Eventets brief uppdateradKundens ord, villkor och prioriteringar sparade
Klart05
Första budgetunderlaget skapatTre scenarier utifrån omfattning och ambitionsnivå
Utkast06
Tidsplan och milstolpar föreslagnaKritiska datum och beroenden identifierade
Utkast07
Uppgifter fördeladeAnsvarig, datum och nästa kontrollpunkt
Utkast08
Leverantörsförfrågningar förbereddaLokal, teknik, catering och transport
Utkast09
Bekräftelsemejl till kunden skrivetBeslut, öppna frågor och nästa steg
Godkänn10
Nästa avstämning föreslagenTvå tider som passar båda kalendrarna
GodkännHela produktionen
Före, under och efter eventet.
Samma system följer produktionen från första kunddialog till ekonomiskt avslut och dokumenterade lärdomar.
Fas 01
Bygg rätt produktion från början
AI:n samlar besluten, hittar luckorna och driver allt som måste bli klart innan dörrarna öppnas.
Kundbrief
Konceptunderlag
Offert och kalkyl
Lokaljämförelse
Leverantörsförfrågningar
Avtal och villkor
Projektplan
Deltagarkommunikation
Talarhantering
Tekniska underlag
Bemanning
Riskanalys
Körschema
Fas 02
Se läget när verkligheten förändras
Systemet kopplar varje förändring till rätt personer, tider, dokument och beslut.
Aktuell lägesbild
Senaste körschemat
Följdeffekter
Kontaktuppgifter
Personalinstruktioner
Riktade meddelanden
Incidentlogg
Deadlinekontroll
Alternativa åtgärder
Uppdaterade dokument
Fas 03
Avsluta snabbare och lär av utfallet
Ekonomi, återkoppling och lärdomar blir färdiga underlag, inte mappar som öppnas först nästa år.
Fakturakontroll
Ekonomiskt utfall
Leverantörsuppföljning
Deltagarenkäter
Sponsorleveranser
Kundrapport
Intern utvärdering
Dokumenterade lärdomar
Underlag för nästa event
Konsekvensanalys
En förändring. Tjugosju möjliga följder.
I eventproduktion är ingenting isolerat. En förskjuten programpunkt kan påverka teknik, catering, transport, personal och kundlöften.
11.07
01Programmet
02Övriga talare
03Teknikbyten
04Moderatorns manus
05Paus och catering
06Livestream
07Transporter
08Personalens tider
09Lokalens sluttid
10Kundens önskemål
11Deltagarinformation
12Budget och övertid
Tolv produktionsområden är redo att kontrolleras.
Förläng lunchen och flytta eftermiddagsprogrammet
TidsplanSlut 25 minuter senare
KostnadKontrollera personal och lokal
RiskPåverkar två transporter
Ändra9 dokument, 21 personer
Producenten väljer alternativ. Först därefter uppdaterar AI:n utkasten och förbereder information till berörda.
Kunskap som går att använda
Hela eventet blir frågbart.
Du behöver inte längre minnas var informationen finns. Du frågar eventet och får ett svar med källor, historik och aktuell status.
Ledarskapsforum 20276 källor kontrollerade
Vad saknas inför fredagens produktionsmöte?
Fem punkter behöver bli klara före mötet.
01Scenritning väntar på kundens godkännandeBRIEF
02Teknikoffert saknar kostnad för streamingOFFERT
03Två talarpresentationer saknasTALARE
04Catering behöver slutligt deltagarantalDEADLINE
05Reservtransport för huvudtalaren saknasRISK
Svar baserat på körschema V18, möten, leverantörsofferter, uppgiftslista och kundbrief.
Arbetsflöden
AI som arbetar genom hela kedjan.
Varje flöde börjar med verklig information, använder verksamhetens regler och lämnar ett resultat som går att kontrollera.
Kund och försäljning
- Förfrågan blir strukturerad brief
- Mötet blir offertunderlag
- Kundhistorik blir relevant förslag
Budget och uppföljning
- Offert blir produktionsbudget
- Ändring blir uppdaterad prognos
- Faktura blir avvikelsekontroll
Produktion
- Brief blir projektplan
- Projektplan blir körschema
- Förändring blir konsekvensanalys
Leverantörer
- Behov blir offertförfrågan
- Offerter blir jämförelse
- Bokning blir leveransuppföljning
Deltagare och medverkande
- Anmälan blir deltagarbild
- Talarbokning blir talarunderlag
- Ändring blir riktad information
Efter eventet
- Enkätsvar blir analys
- Budgetutfall blir kundrapport
- Erfarenhet blir sökbar kunskap
Tydliga mandat
AI:n får arbetsuppgifter. Inte obegränsad makt.
Lösningen får tydliga regler för vad den får göra själv, när den måste fråga och vilka beslut som alltid stannar hos en människa.
AI:n får göra
- Läsa och strukturera information
- Skapa utkast
- Uppdatera interna arbetsdokument
- Kontrollera checklistor
- Identifiera avvikelser
- Påminna ansvariga
AI:n behöver godkännande
- Skicka externa mejl
- Ändra publicerade program
- Uppdatera kundens budget
- Boka leverantörer
- Ändra deltagarinformation
- Informera hela produktionsteamet
Människan beslutar alltid
- Ekonomiska åtaganden
- Säkerhetskritiska förändringar
- Kundlöften
- Val av leverantör
- Större programförändringar
- Känsliga personalfrågor
För vem
Olika eventverksamheter. Samma behov av kontroll.
Lösningen byggs runt den information, de roller och de beslut som finns i just er produktion.
Eventbyråer
Flera kunder, leverantörer och parallella produktioner som måste hållas isär.
Fristående eventproducenter
Mycket kunskap, kundkontakt och ansvar samlat hos en person.
Interna eventteam
Återkommande konferenser, kunddagar, ledningsmöten och personalaktiviteter.
Hotell och konferensanläggningar
Förfrågningar, bokningar, lokaler, teknik, mat och återkommande kundbehov.
Ett konkret första steg
Vi börjar med ett event och ett arbetsflöde.
Vi börjar där tiden försvinner, där kunskap fastnar eller där ett missat steg får stora följder.
Vi följer produktionen
Vi ser hur information, beslut och uppgifter rör sig genom ett verkligt event.
Vi hittar flaskhalsen
Vi väljer det arbetsflöde som skapar mest administration, väntan eller osäkerhet.
Vi kopplar kunskapen
Rätt mallar, dokument, möten, regler och historik blir tillgängliga för lösningen.
Vi bygger arbetsflödet
AI:n får verktyg, mandat, kontrollpunkter och ett tydligt önskat resultat.
Ni använder det
Lösningen prövas i en verklig produktion och förbättras utifrån utfallet.
Vi bygger vidare
När det första flödet fungerar kopplar vi på nästa område med tydlig nytta.
Er AI ska passa produktionen. Produktionen ska inte behöva byggas om för att passa AI:n.
Verklig effekt
Vi mäter om arbetet faktiskt blir enklare.
Varje arbetsflöde kopplas till ett konkret resultat. Inga påhittade procentsatser, bara en tydlig jämförelse före och efter.
01Tid från kundmöte till offert
02Administrativa timmar per event
03Antal sena leveranser
04Missade uppföljningar
05Budgetavvikelse
06Inaktuella dokument
07Tid för färdigt körschema
08Tid till slutrapport
09Kvällstid för administration
Vanliga frågor
Det viktigaste först.
Måste vi byta våra nuvarande system?
Nej. Utgångspunkten är att arbeta med de verktyg och dokument ni redan använder. Vi kopplar bara sådant som behövs för det valda arbetsflödet.
Måste personalen kunna AI?
Nej. Lösningen ska vara enkel att använda även för den som inte är intresserad av tekniken. Det viktiga är att medarbetarna kan verksamheten.
Kan lösningen arbeta med våra dokument och mallar?
Ja. Offerter, budgetmallar, körscheman, checklistor, mötesanteckningar och andra relevanta underlag kan ingå i lösningens kontrollerade kunskapsbas.
Kan AI:n skicka mejl eller göra ändringar själv?
Ja, men bara inom de mandat ni har bestämt. Externa utskick, bokningar och viktiga förändringar kan alltid kräva mänskligt godkännande.
Hur förhindrar man att fel information skickas?
Genom tydliga regler, godkännandesteg, källhänvisningar, loggning och kontroll av vad AI:n får göra. Kritiska steg ska inte bero på en fri gissning.
Hur hanteras olika versioner av körschemat?
Lösningen kan hålla reda på aktuell version, vad som har förändrats och vilka personer som berörs. Tidigare versioner behålls för spårbarhet.
Vad händer med deltagaruppgifter och känslig information?
Åtkomst, lagring och användning ska begränsas efter verkligt behov. Olika roller kan få olika behörighet och känsliga uppgifter ska inte göras tillgängliga för fler än nödvändigt.
Kan lösningen användas under själva eventet?
Ja. Den kan ge en aktuell lägesbild, visa senaste körschemat, analysera förändringar och förbereda riktad information till berörda personer.
Vad händer om internetanslutningen försvinner?
Kritiska dokument, kontaktlistor och reservplaner ska även kunna finnas tillgängliga offline. AI-lösningen ersätter inte den praktiska beredskapen på plats.
Hur börjar man utan ett stort IT-projekt?
Vi väljer ett verkligt event och ett tydligt arbetsflöde. När det fungerar och nyttan går att se kan lösningen byggas vidare steg för steg.
Första steget
Vad skulle du helst slippa bära i huvudet under nästa event?
Berätta vad som tar tid, skapar stress eller riskerar att falla mellan stolarna. Vi visar hur ett första AI-drivet arbetsflöde skulle kunna se ut i just er produktion.